Cool Car Wash
Privatlivspolitik og slettepolitik

1. Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Cool Car Wash behandler personoplysninger, når du kontakter os, booker en ydelse, modtager en service eller på anden måde har kontakt med os.

Dataansvarlig

Virksomhed	Cool Car Wash
CVR-nr.	46314042
Adresse	Gaias Alle 19
Kontakt	4272 7361 eller kontakt@coolcarwash.dk

Hvilke oplysninger vi behandler

• Navn, telefonnummer og eventuel e-mailadresse.
• Adresse eller område, hvis det er nødvendigt for booking og udførelse af service.
• Oplysninger om bilen, fx mærke, model, nummerplade eller andre nødvendige oplysninger for at kunne udføre ydelsen.
• Oplysninger om din booking, tidligere køb, valgte pakker, tilkøb og servicehistorik.
• Kommunikation med dig via SMS, opkald, e-mail eller beskedplatforme.
• Billeder af bilen før og efter service, hvis det er nødvendigt for dokumentation, kvalitet eller markedsføring, og i sidstnævnte tilfælde kun når der er et passende grundlag.
• Betalings- og faktureringsoplysninger, når det er relevant.

Formål med behandlingen

• At kunne besvare henvendelser og give tilbud.
• At kunne planlægge, udføre og dokumentere bilpleje og relaterede ydelser.
• At kunne administrere booking, opfølgning, fakturering og kundeservice.
• At kunne føre intern historik, så vi kan levere en mere personlig og ensartet service ved gentagne besøg.
• At kunne overholde bogførings- og andre relevante lovkrav.
• At kunne kontakte dig med opfølgning på en konkret opgave eller service, når det er relevant.

Retsgrundlag

Vi behandler kun personoplysninger, når der er et lovligt grundlag for det. Afhængigt af situationen kan behandlingen bygge på følgende grundlag:

• Aftaleopfyldelse, når behandlingen er nødvendig for at levere den bestilte service.
• Retlig forpligtelse, når vi er forpligtet til at gemme oplysninger, fx i forbindelse med bogføring.
• Legitim interesse, når det er nødvendigt for at kunne drive, dokumentere og forbedre vores service på en rimelig og forventelig måde.
• Samtykke, når vi bruger oplysninger eller billeder til markedsføring, hvor samtykke er nødvendigt.

Videregivelse og databehandlere

Vi kan bruge leverandører til fx booking, kundeadministration, kommunikation, regnskab, betaling eller intern organisering. Disse leverandører kan behandle personoplysninger på vores vegne som databehandlere. Vi deler kun oplysninger, når det er nødvendigt og med passende sikkerhed og aftaler.

Opbevaring og sletning

Vi opbevarer personoplysninger i den periode, der er nødvendig for det formål, de blev indsamlet til, og derefter sletter eller anonymiserer vi dem, medmindre vi er forpligtet til at gemme dem længere.

Dine rettigheder

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi har om dig.
• Du har ret til at få urigtige oplysninger rettet.
• Du har i visse tilfælde ret til at få oplysninger slettet.
• Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen begrænset.
• Du kan i visse tilfælde gøre indsigelse mod behandlingen.
• Når behandlingen bygger på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på kontakt@coolcarwash.dk. Du har også ret til at klage til Datatilsynet.

Kontakt

Spørgsmål om denne politik kan rettes til:
Cool Car Wash
Gaias alle 19
4272 7361
kontakt@coolcarwash.dk

2. Slettepolitik

Denne slettepolitik beskriver, hvordan Cool Car Wash håndterer opbevaring, gennemgang og sletning af personoplysninger. Politikken er lavet, så virksomheden kun gemmer oplysninger så længe, det er nødvendigt.

Grundprincip

Cool Car Wash arbejder efter princippet om dataminimering og opbevaringsbegrænsning. Det betyder, at vi kun gemmer de oplysninger, vi har brug for, og kun i den periode, hvor de har et konkret formål.

Standard retention-perioder

Datatype	Formål	Opbevaringstid	Bemærkning
Nye leads uden booking	Besvarelse og tilbud	6 måneder	Slettes tidligere, hvis de beder om det, og der ikke er grundlag for fortsat opbevaring.
Aktive kunder	Levering af service og historik	24 måneder efter sidste aktivitet	Kan forlænges, hvis kunden er aktiv eller der er et konkret formål.
Kundehistorik / service noter	Personlig og ensartet service	24 måneder efter sidste aktivitet	Holdes kort og saglig.
Fakturaer og bogføringsmateriale	Bogføring og lovkrav	Efter den periode, der følger af gældende bogførings- og skatteregler	Gemmes kun det nødvendige.
Billeder før/efter til dokumentation	Kvalitet og intern dokumentation	12 måneder	Kan slettes tidligere, hvis de ikke længere er nødvendige.
Billeder til markedsføring	SoMe, hjemmeside og branding	Indtil samtykke trækkes tilbage eller materialet ikke længere bruges	Kun hvis der er et gyldigt grundlag.
SMS- og e-mailkorrespondance	Kundeservice og dokumentation	24 måneder	Kan slettes tidligere, hvis det ikke længere er nødvendigt.

Sådan foregår sletning

• Vi gennemgår løbende vores kundedata og fjerner oplysninger, der ikke længere er nødvendige.
• Når en kunde beder om sletning, vurderer vi straks, om oplysningerne kan slettes, eller om vi skal opbevare noget i en kortere periode af hensyn til lovkrav.
• Når oplysninger slettes, fjernes de fra relevante aktive systemer, herunder Notion, telefonnoter og andre arbejdsark, i det omfang det er muligt.
• Hvis nogle oplysninger skal gemmes i længere tid af lovmæssige årsager, begrænser vi adgangen til dem og bruger dem kun til det konkrete formål.
• Når billeder eller noter ikke længere er nødvendige, slettes de også.

Sletning på anmodning

En kunde kan altid kontakte os og bede om at få sine oplysninger slettet. Vi vil herefter tage stilling til anmodningen og gennemføre sletning, hvis vi ikke har en lovlig grund til at gemme oplysningerne videre.

Intern kontrol

• Gennemgå kundedata mindst én gang om måneden.
• Marker inaktive kunder til vurdering.
• Slet eller anonymisér gamle data, der ikke længere har et formål.
• Begræns adgang til data til de personer, der har et reelt behov for det.

Ansvar

Det er virksomhedens ansvar at sikre, at sletningspolitikken følges i praksis, og at oplysninger ikke opbevares længere end nødvendigt.

Version 1.0 — Cool Car Wash